Home  >  Blog

Zeitmanagement für Anfänger

Aktuell werden ständig neue Methoden vorgestellt, wie wir die zur Verfügung stehende Zeit am produktivsten für unsere Ziele einsetzen und nebenbei auch privat glückliche Menschen werden. Allein die richtige davon auszuwählen, kostet Zeit. Manche Methoden sind äußerst schwierig zu verstehen, andere so verblüffend einfach, dass wir sie gleich als nicht relevant abtun. Wie fangen wir also am besten damit an? Bei Wikipedia steht eine nüchterne Definition von dem, was aktuell in aller Munde ist, wenn man den Social Media Posts glauben darf: „Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.“ Was dann auf dieser Wikipedia Seite folgt ist nicht nur eine Liste der verschiedenen Anwendungen und Ausprägungen des Zeitmanagements, sondern auch eine sehr interessante Übersicht zu den historischen Etappen dabei. Hier wird beschrieben, wie wir von seinerzeit Horaz (23 v. Chr.) und dem „Carpe diem“, im Jahr 1748 zu Benjamin Franklin und dem „Zeit ist Geld“ gekommen sind, also welchen Wertewandel wir in Bezug auf das Thema Zeit erfahren haben. „Carpe diem“ fordert uns auf, das Leben zu genießen, denn es ist sehr schnell vorbei wohingegen „Zeit ist Geld“ später im Jahr 1924 von Henry Ford mit der Erläuterung untermauert wurde, dass Zeitverschwendung sich von Materialverschwendung nur dadurch unterscheidet, dass Zeit unwiederbringlich ist. Die Beobachtungen und Analysen zum Einsatz unserer Zeit haben beständig zu verbesserten Abläufen und erfolgreicherem Wirtschaften in Unternehmen geführt. Dabei wurden auch Werkzeuge und Handlungsweisen entwickelt, auf die wir uns in der strategischen Unternehmensführung heute stützen und ganz selbstverständlich zur Produktivitätssteigerung einsetzen.

Zeit und Selbst und Management

Die Debatte in den Social Media Kanälen heute dreht sich um einen engen Verwandten des Zeitmanagements, nämlich dem Selbstmanagement. Für Angestellte in Organisationen sind bestimmte Abläufe vorgegeben, meist von den Vorgesetzten. Wie man jedoch die Zeit zur abschließenden Aufgabenerfüllung nutzt, muss der Einzelne selbst managen: Pläne erstellen, Ablenkung vermeiden, Prioritäten setzen. Er muss wissen, was wirklich wichtig ist und dem Ziel seiner Arbeit innerhalb von Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten und Jahren dient. Dabei kann er sich Unterstützung holen, zum Beispiel in der Literaturliste eines Wikipedia-Artikels zu Zeitmanagement. Seltener ist, dass Unternehmen Weiterbildungen dafür anbieten, auch wenn das in jüngster Zeit durchaus häufiger vorkommt. Noch seltener ist, dass solche Weiterbildungen in einen größeren Kontext der Unternehmenskultur gesetzt werden, wo mit allen Mitarbeitern die Gangart definiert und dann gelebt wird, welche allem Management von Zeit und Material einen gemeinsamen Horizont und oftmals auch einen ganz persönlichen Sinn gibt. Denn im Selbstmanagement steckt das „Selbst“, das entweder motiviert oder demotiviert an seine Aufgaben geht und das nach wie vor Ausschau danach hält, was dem eigenen Leben Bedeutung oder Zufriedenheit gibt. Die Aufmerksamkeit für Selbstmanagement hat also auch die Personalentwickler der Unternehmen erreicht, und zwar nicht nur deshalb, weil es heute Möglichkeiten gibt, die Kultur eines Unternehmens auf Kununu zu bewerten und Auskunft über die Qualität des Miteinanders zu geben, sondern auch, weil wir heute die Zeit dafür haben: Vieles wird inzwischen für uns durch Maschinen organisiert und unser Leben dadurch erleichtert. Nur selbst müssen wir uns immer noch organisieren, gerade in der Flut der Dinge, die unsere Aufmerksamkeit erfordert.

Chancen, Risiken und Nebenwirkungen

Mit dem Kampf um unsere Aufmerksamkeit durch endlos viele Reize, durch FYI oder cc E-Mails, durch Produkt- oder Veranstaltungsangebote im Postfach, die wir zwar wollen, aber dann doch nicht so häufig und nicht immer gleichzeitig von allen, ist es heute eine hohe Kunst, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Unser Leben ist voller verlockender Attraktionen und Ablenkungen. Aber auch Zeitmanagement hat Chancen, Risiken und Nebenwirkungen. Wir haben die Chance, unsere Ziele zu erreichen und effektiver zu sein, wenn wir uns so organisieren, dass wir das Wichtige immer als erste Priorität behandeln, weil wir wissen, was für uns wirklich wichtig ist. Die Nebenwirkung davon ist eine immer größere Gelassenheit in Bezug auf das Tempo unserer Welt. Ein Risiko ist, dass wir vielleicht genau diese Betrachtung nicht angestellt haben und lediglich versuchen, immer mehr in den gleichen 24 Stunden zu erledigen. Die Nebenwirkung davon ist Stress oder sogar Burnout.

Kernkompetenz: Delegieren und Vertrauen

Neben der Tatsache, dass Wikipedia in besagter Literaturliste zum Thema Zeitmanagement auch das Buch von Stephen R. Covey „Die 7 Wege zur Effektivität - Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“an zweiter Stelle führt, ist die schlichte Beschreibung einer der Kernkompetenzen bezeichnend: „Eine Kernkompetenz innerhalb des Zeitmanagements besteht darin, sich nur noch um die wichtigsten Dinge zu kümmern, und die weniger wichtigen Dinge entweder an andere Personen zu delegieren, oder gar nicht erst zu erledigen (siehe Eisenhower-Prinzip). Das Delegieren setzt jedoch Vertrauen in die betreffenden Personen voraus.“ Dinge gar nicht zu erledigen ist für viele von uns eine radikale Sichtweise, die wir vielleicht nur sehr zögerlich anwenden werden. Und in Bezug auf „Vertrauen“ sind wir oft sowohl beruflich, als auch privat, tatsächlich Anfänger, was – im Prinzip – eine gute Ausgangslage ist, um zu lernen.

Jetzt Whitepaper "Produktivität entfesseln - Zeitmanagement" herunterladen

Diesen Artikel teilen

Carin Jungmann

Carin Jungmann

Carin Jungmann verantwortet die strategische Geschäftsentwicklung bei FranklinCovey DACH. Sie hat 20 Jahre Erfahrung im Performance Improvement Bereich und begann ihre Karriere in den USA. Ihr Schwerpunktthema ist nachhaltige Leistungsverbesserung in strategischen, internationalen Organisationsentwicklungsprojekten, insbesondere bei Mergers und Acquisitions.