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Zeitmanagement - mal ehrlich: Zeit lässt sich doch gar nicht managen!

Ein Tag hat immer 24 Stunden und eine Minute immer 60 Sekunden. Das können wir nicht ändern und nicht managen. Was wir aber managen können, ist unser eigenes Verhalten. Und damit auch unsere Anforderungen an uns selbst. Wer das einmal erkannt hat, will etwas ändern, zum Beispiel sich stärker auf die entscheidenden Aufgaben zu fokussieren, die uns bei der Zielerreichung helfen. Nur wie? Die Informationsflut nimmt zu, E-Mails, Tweets, Blogs und Benachrichtigungen strömen auf uns ein. Und es wird immer schwieriger, den Überblick zu behalten und sich auf die wichtigsten Prioritäten zu fokussieren. Wir alle müssen täglich immer mehr Entscheidungen treffen. Eine Herausforderung für unser Gehirn! Es geht heute nicht darum, alles zu erledigen. Es geht darum, die richtigen Dinge zu tun. Dabei ist Zeitmanagement allein nicht genug. Unser Gehirn reagiert auf Reize, und daher reagieren wir oft schneller als nachzudenken. Im heutigen Wissenszeitalter, in dem wir unser Gehirn besonders benötigen, ist unsere Aufmerksamkeit ständig unter Beschuss. Heute geht es daher um Entscheidungsmanagement, Aufmerksamkeitsmanagement und Energiemanagement. Das sind die drei Bereiche, in denen man seine persönlichen Ziele in Beruf und Privatleben erreichen kann.

Wovon also sollten wir ausgehen, wenn wir an unserem Verhalten hinsichtlich unserer persönlichen Prioritäten etwas ändern wollen? Was wollen wir damit erreichen? Drei grundlegende Themenfelder sollten wir uns ansehen:

  • Unsere Prioritäten: Was dringlich erscheint, ist nicht unbedingt auch wichtig
  • Unsere Energie: Bewegung, Ernährung, Schlaf, Entspannung und soziale Nähe
  • Unsere Arbeitswelt: Das Bewusstsein für eine Work-Life-Balance wächst

Es geht also bei Zeitmanagement nicht um die Zeit an sich, sondern um eine qualitative Verbesserung der eigenen Leistung und des persönlichen Verhaltens – und zwar in Bezug auf Arbeit und Privatleben.

Wie das geht? Versuchen Sie es einmal mit diesen fünf Prinzipien. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht:

  1. Machen Sie das Wichtigste zuerst.
    Dringend ist alles was sich "anfühlt, als dulde es keinen Aufschub" egal, ob es auf die persönlichen Ziele einzahlt oder nicht. Wichtig dagegen ist alles, was schwerwiegende Konsequenzen für die Ergebnisse hätte, wenn es nicht erledigt würde. Überlegen Sie!

  2. Geben Sie sich nicht mit Mittelmaß zufrieden.
    Nehmen Sie sich Zeit! Machen Sie eine persönliche Bestandsaufnahme und überlegen Sie, welche Rollen Sie im Leben haben. Schwester, Bruder, Sohn, Tochter, Lehrer, Ehepartner, Sportcoach oder Chorleiterin. Welche Aufgaben haben Sie in der jeweiligen Rolle?

  3. Planen Sie die großen Steine.
    Die knappste Ressource ist die menschliche Aufmerksamkeit, wissen die beiden amerikanischen Autoren Thomas Davenport und John C. Beck. Sie schreiben: "Das Wissen darum, wie Aufmerksamkeit funktioniert und wie man sie lenkt, ist heute die wichtigste Voraussetzung für wirtschaftlichen Erfolg." Große Steine sind Dinge, die auf jeden Fall erledigt werden müssen. Kleine Steine sind unwichtige E-Mails, Statusmeldungen und überflüssige Updates.

  4. Nutzen Sie die Technologie.
    Elektronische "Helfer" können die Arbeitslast steigern, statt sie zu verringern. Nutzen Sie sie. Sortieren Sie einströmende Informationen in vier Kategorien: Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen/Dokumente. Und gehen Sie nach der Regel vor "Alles an einem Ort!" Wer sich lieber digital sortiert, hält sich an die Regel: "Alles ist von überall erreichbar“.

  5. Passen Sie auf sich auf.
    Achten Sie auf sich – auf Ihren Körper, Geist und Psyche. Unsere Energie hängt von diesen fünf Faktoren ab: Bewegung, Ernährung, Schlaf, Entspannung und sozialer Nähe. Machen Sie regelmäßigen Sport. Entspannen Sie sich, es gibt viele Wege vom Spaziergang über Gartenarbeit, das ehrenamtliche Engagement oder das Lieblingsbuch. Leben Sie bewusst in allen Rollen und Bereichen. Und entwickeln Sie eine Erholungsstrategie!

Wenn Sie also Ihr Verhalten ändern wollen, um sich mehr Ihren Prioritäten zu widmen und um Zeit für Wichtiges zu haben, dann seien Sie geduldig und entwickeln Sie Hingabe. Ich halte es da mit dem großen amerikanischen Schriftsteller Mark Twain, der so viele Wahrheiten in seinen Schriften formulierte: „Eine Angewohnheit kann man nicht aus dem Fenster werfen. Man muss sie die Treppen hinunter prügeln! Stufe für Stufe.“

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Christiane Lohrmann

Christiane Lohrmann

Christiane verantwortet Marketing und PR bei FranklinCovey DACH. Christiane hat 20 Jahre Erfahrung in Marketing und PR im Medienbereich sowie im Bildungsmarketing und Kooperationsmanagement. Ihr Schwerpunktthema ist corporate Learning. Sie hat einen MBA mit Schwerpunkt Nachhaltigkeit von der Leuphana Universität in Lüneburg und ist Herausgeberin des Buches „Sustainability in a digital World“, das 2017 im Springer Verlag erschien.